Prin natura joburilor pe care le avem și datorită lumii electronice în care trăim, dar și a nevoii permanente de comunicare, e-mailul a ajus să fie unul dintre cele mai populare mijloace de corespondență. Dar nu toți cei care au un cont de e-mail știu să-l folosească în mod corect și să respecte anumite “reguli nescrise” care țin întru câtva și de bunul simț al expeditorului sau destinatarului.
Voi înșira mai jos, într-o listă cu câteva dintre cele mai deranjante greșeli de care mă izbesc zilnic când îmi verific contul de e-mail și care sper să se reducă semnificativ în viitorul apropiat. Sunt probleme cu care m-am confruntat încă din primul moment când am folosit o adresă de e-mail și care nu s-au schimbat mult până acum.
1. Nu trimite e-mailuri fără a completa câmpul Subject! Vreau să știu despre ce este vorba în acel mesaj încă înainte de a-l deschide, iar dacă nu treci nimic la subiect nu-mi dai posibilitatea asta. Fii cât mai explicit în câmpul Subiect. De asemenea, nu folosi în subiect formulări de genul IMPORTANT !!!! sau URGENT!!!.
2. Nu trimite un mail în care la sfârșit se regăsește tot istoricul corespondenței și toate mailurile pe care le-ai schimbat cu destinatarul decât dacă este strict necesar. E neplăcut să primiești aceleași informații în mai multe e-mailuri și se presupune că ești destul de abli ca să-ți aminteșt din ce punct pleacă discuția din e-mail. Adaugă doar ceea ce este relevant pentru e-mailul prezent.
3. Înainte de a trimite un e-mail, mai aruncă o privire peste el și corectează eventualele greșeli. Nimeni nu pune mare preț pe un e-mail plin de erori gramaticale sau cu formulări neînțeligibile.
4. Într-un e-mail încearcă să fii concis și să te rezumi exact la ceea ce este necesar. Nu lungi e-mailul cu detalii inutile pentru că trăim într-o eră a vitezei în care nimeni nu vrea să-și irosească aiurea timpul atât de prețios!
5. Fii atent la ceea ce scrii în e-mail pentru că s-a depășit, de ceva vreme, perioada în care e-mailul era confidențial. Un moment de neatenție este suficient ca un intrus să dea buzna în corespondența electronică. Detaliile personale și confidențiale se discută în privat!
6. Imaginează-ți un e-mail precum o discuție cu destinatarul și alcătuiește-l întocmai. Nu arunca ideile diferite în același paragraf pentru că nimeni nu va mai înțelege ceea ce ai vrut să transmiți. În e-mail folosim comunicarea scrisă, nu cea verbală și din acest motiv gramatica și punctuația sunt foarte importante.
7. Dacă începi un e-mail cu o formulare de genul “Bună ziua”, nu-l încheia cu “O zi bună”. Mi-ai urat deja o zi bună de la primele cuvinte, așa că încearcă o altă formulare de încheiere. La fel, nu folosi formularea “La revedere” pentru final, deoarece este ilogică și nu-și are rostul!
8. Când trimiți un e-mail cu Forrward către o terță persoană, curăță acel e-mail și trimite-i doar informațiile necesare.
9. Evită să scrii cu LITERE MARI pentru că se consideră că strigi/urli către destinatar. Marchează în alt fel (underline, italic) informațiile importante. Folosește majusculele doar dacă este strict necesar și nu mai mult de un rând de caractere.
10. Răspunde la un mail la care ți se solicită un răspuns în cel mult 24 de ore de când l-ai primit. Dacă trece acest termen cere-ți scuze pentru întârziere. Este vorba despre corespondență și interacțiune în era Internetului. Dacă nu ne-am dori răspunsuri rapide am folosi poșta clasică.
11. Nu trimite .ppt-uri, imagini sau orice alte atașamente nesolicitate decât dacă ești sigur că cel care le primește are nevoie de ele sau le agreează. Compresează fișierele înainte de a le trimite și folosește o arhivă pentru a trimite mai mult de 3 fișiere distincte.
12. Folosește cu încredere câmpul bcc, atunci când trimiți un e-mail mai multor persoane. Este o reglă de discreție și astfel eviți și expunerea adreselor respective către listele de SPAM.
13. Permite expeditorului să vadă că ai primit/citit e-mailul și bifează orice opțiune/mesaj în acest sens. Astfel se evită discuțiile ulterioare.
14. Nu folosi abuziv opțiunea “Replay to All” deoarece se poate ca nu toți acei destinatari să fie interesați de răspunsul tău. Pentru a coresponda frecvent cu aceleași persoane folosește listele de adrese sau grupurile de e-mail.
15. Folosește o semnătură în care să specifici și alte date de contact, pentru ca destinatarul să afle cum poate da de tine și în alt mod decât prin e-mail.
Cam astea sunt printre cele mai frecvente și printre cele mai supărătoare, dar dacă îmi voi aminti și altele, am să le menționez aici.
Citeste si